チケットレストランブログ有給休暇[社労士監修]有給休暇の付与日数のタイミングは?前倒し方法やタイミング、計算ツールも

[社労士監修]有給休暇の付与日数のタイミングは?前倒し方法やタイミング、計算ツールも

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有給休暇

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監修者:森田修(社労士事務所 森田・ミカタパートナーズ)
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働き方改革により、有給休暇の取得が義務化されました。義務違反には罰則も設けられています。
中小企業であっても、2019年4月以降に適用開始されているので注意が必要です。
今回は、有給休暇の付与日数について雇用形態による付与日数の違いや、法律で定められている最低限のルールなどを詳しく解説していきます。
義務違反にならないよう有給休暇についての理解を深め、適切に対応できるようにしていきましょう。

有給休暇の付与日数のルール

有給休暇は企業が自由に設定するものではなく、最低限の基準が法律で定められています。最低限の基準が守られていれば、企業の裁量により付与日数を変えることも可能です。
有給休暇の付与日数について、法律や、付与するタイミング、条件についてそれぞれのルールがどう定められているのか見ていきます。

付与日数は法律で定められている

有給休暇の付与日数は労働基準法第39条で定められています。
労働基準法第39条において付与日数は以下のように記載されています。

使用者は、その雇入れの日から起算して6ヶ月間継続勤務し全労働日の8割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。

2 使用者は、1年6ヶ月以上継続勤務した労働者に対しては、雇入れの日から起算して6ヶ月を超えて継続勤務する日(以下「6ヶ月経過日」という。)から起算した継続勤務年数1年ごとに、前項の日数に、次の表の上欄に掲げる6ヶ月経過日から起算した継続勤務年数の区分に応じ同表の下欄に掲げる労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。
ただし、継続勤務した期間を6ヶ月経過日から1年ごとに区分した各期間(最後に1年未満の期間を生じたときは、当該期間)の初日の前日の属する期間において出勤した日数が全労働日の8割未満である者に対しては、当該初日以後の1年間においては有給休暇を与えることを要しない。

付与日数

入社から6ヶ月で10日付与し、その後1年後にはプラス1労働日、つまり11日を付与。

2年後にはプラス2労働日で12日
3年後にはプラス4労働日で14日
4年後にはプラス6労働日で16日
5年後にはプラス8労働日で18日
6年後にはプラス10労働日で20日

と勤続年数によって付与日数が定められています。
20日に達してからは毎年20日間が付与されます。つまり付与日数の上限は1年につき20日です。
上記の付与日数の基準は、厚生労働省令(※1)で定める1週間の所定労働時間が30時間以上の従業員が対象です。
1週間の所定労働時間が30時間未満の従業員の場合は後ほど解説します。

有給休暇を付与するタイミング

有給休暇を付与するタイミングは、労働基準法第39条にあるように雇い入れから6ヶ月。
つまり入社日から6ヶ月勤務継続した際に、初回の有給休暇が10日間付与されます。
その後は1年ごとに勤続年数に応じた日数が付与されていきます。
例えば、4月1日入社の従業員は6ヶ月後の10月1日が初回の付与されるタイミングです。
その後は1年ごとの10月1日が有給休暇の付与日になります。
有給休暇の権利が従業員に発生する日のことを基準日と言います。

有給休暇を付与する条件

有給休暇を付与する条件は、労働基準法39条に定められている以下の2つの条件を満たす必要があります。

1.雇い入れ日から起算して6ヶ月を超えて継続勤務していること
2.出勤率が8割以上であること

出勤率の計算方法は「出勤日÷全労働日(その期間の所定労働日数)×100」です。
出勤率8割には、以下の理由で休んだ場合、出勤日としてカウントします。

  • 業務上の負傷又は疾病により休業した期間
  • 産前産後の女性が労働基準法第65条の定めにより休業した期間
  • 育児・介護休業法に基づく育児・介護休業期間
  • 年次有給休暇を取得した期間
  • 労働者の責に帰すべき事由によるとはいえない不就労日のうち、出勤日数に算入するのが相当ではなく、全労働日に含まれないもの(不可抗力による休業日、使用者側に起因する経営、管理上の障害による休業日、正当なストライキその他正当な争議行為により労務の提供が全くなされなかった日)を除いた日

有給休暇の付与日数の違い

有給休暇の付与日数について労働基準法第39条をもとに厚生労働省令で定める1週間の所定労働時間が30時間以上の従業員に対する最低基準を見てきました。雇用形態によって、月に30時間未満の従業員もいます。週4日や週3日など少ない勤務日数で働く従業員もいます。
そうした従業員の有給休暇の付与の仕方や付与日数には違いがあります。
それぞれのパターンに分けて見ていきましょう。

フルタイム勤務の場合

フルタイム勤務(週5日勤務)の場合は、先ほどの1週間の所定労働時間が30時間以上の場合と同様です。
たとえ30時間未満であっても週5日勤務の場合は同様になります。

フルタイム勤務付与日数

パートタイム勤務の場合

パートタイム勤務で1週間の所定労働時間が30時間未満の場合それぞれ所定労働日数によって付与日数が変わってきます。
週の所定労働日数に応じて有給休暇を付与することを「比例付与」と言います。
具体的には以下のように週の所定労働日数または1年間の所定労働日数、継続勤続年数によって付与日数が定められています。
1年間の所定労働日数は週の所定労働日数を労働契約で定めていない場合に算出します。

パートタイム勤務付与日数

上記の有給休暇の付与日数は、労働基準法で定められた最低限の付与日数ですので、
企業によっては、さらに好待遇となるよう設定することもできます。

有給休暇を前倒しで付与できる?

有給休暇を付与するタイミングについて、雇入れの日から起算して6ヶ月間継続勤務したタイミングで付与されると労働基準法では定められていました。とはいえ、6カ月の間に休みを必要とすることが出てくることもあります。
そうした場合に対応するため前倒しで有給休暇を付与することも可能です。
ただし基準日を必ず前倒しにすることが必須になります。
以下に有給休暇を前倒し付与する際に注意すべきポイントを紹介していきます。

入社時に10日間付与する場合

入社と同時に6ヵ月の勤続を待たずして10日間全てを付与する場合は、基準日が入社日となります。

例えば4月1日に入社した場合、基準日は4月1日となり次の付与日は1年後の4月1日に11日付与されることになります。

入社時と基準日に分けて付与する場合

前の項では初回付与日数の10日を全て入社日に付与する場合を紹介しましたが、初回の10日を分割して付与することもできます。
初回の有給休暇を基準日よりも前に一部を分割して付与しその後残りの日数を法律で決められている基準日(6ヵ月後)に付与することを「分割付与」と言います。

例えば4/1(入社日)に5日間、6ヵ月後の10/1(基準日)に残りの5日間を付与する場合です。
次の有給休暇付与は次の年の10月1日に11日付与して労働基準法と同様にすればよいのではと思ってしまいがちですが、実は違います。
最初に有給休暇を付与した日から1年後に次の有給休暇付与を行う必要があるので4月1日が基準日となり以下のように付与します。

分割付与

分割付与などで有給休暇の前倒し付与を行う場合については行政通達(※2)でも以下のように示されています。

(3) 年次有給休暇の斉一的取扱い

年次有給休暇について法律どおり付与すると年次有給休暇の基準日が複数となる等から、その斉一的取扱い(原則として全労働者につき一律の基準日を定めて年次有給休暇を与える取扱いをいう。)や分割付与(初年度において法定の年次有給休暇の付与日数を一括して与えるのではなく、その日数の一部を法定の基準日以前に付与することをいう。)が問題となるが、以下の要件に該当する場合には、そのような取扱いをすることも差し支えないものであること。

イ.斉一的取扱いや分割付与により法定の基準日以前に付与する場合の年次有給休暇の付与要件である8割出勤の算定は、短縮された期間は全期間出勤したものとみなすものであること。

ロ.次年度以降の年次有給休暇の付与日についても、初年度の付与日を法定の基準日から繰り上げた期間と同じ又はそれ以上の期間、法定の基準日より繰り上げること。

(例えば、斉一的取扱いとして、4月1日入社した者に入社時に10日、1年後である翌年の4月1日に11日付与とする場合、また、分割付与として、4月1日入社した者に入社時に5日、法定の基準日である6ヵ月後の10月1日に5日付与し、次年度の基準日は本来翌年10月1日であるが、初年度に10日のうち5日分について6ヵ月繰り上げたことから同様に6ヵ月繰り上げ、4月1日に11日付与する場合などが考えられること。)

まとめると、有給休暇を前倒し付与した場合は、

  1. 分割付与の有給休暇は入社初年度に付与する有給休暇に限ること
  2. 前倒しで分割付与した有給休暇の残りの日数は雇い入れから6ヵ月までに全て付与すること
  3. 2回目以降の有給休暇は分割付与した最初の付与日から1年以内に付与すること
  4. 短縮した期間に有給休暇付与の要件である
    ・雇い入れから6ヵ月勤続継続した
    ・その間の全労働日の8割以上を出勤した
    とみなして付与し、基準日も前倒しした期間と同じまたはそれ以上の期間を前倒しにすること。

上記の条件に気を付ける必要があります。

前倒しで付与した従業員が退職する場合

有給休暇を前倒しで付与した従業員が、都合により6ヵ月継続勤務せずに途中で退職した場合は、有給休暇の取得分を返納要求できるのでしょうか?

労働基準法で定められている有給休暇の付与の要件である

1.雇い入れ日から起算して6ヶ月を超えて継続勤務していること
2.出勤率が8割以上であること

について不成立なので、取得した有給休暇は無効になるのではと思ってしまいそうですが、
そうはなりません。
先ほど前の項でお伝えした、前倒し付与の要件である
短縮した期間は「雇い入れから6ヵ月勤続継続した」「その間の全労働日の8割以上を出勤した」とみなして付与することと定められています。
途中で退職したとしてもすでに要件は満たしたとみなされ、返納要求することはできません。

有給休暇付与のタイミングは統一できる?

有給休暇の付与のタイミングを入社日から6ヵ月経過後と定めると入社日によりバラバラになり管理の工数が増えてしまいます。
先ほど有給休暇の前倒し付与の解説の際、お伝えした労働基準法の「年次有給休暇の斉一的取扱い」(※2)にあるように有給休暇付与のタイミングを統一し、全従業員の基準日をそろえることが可能です。
基準日をそろえることで管理を簡潔にすることができます。

有給休暇の付与日数を算出する

有給休暇の付与日数は基準日ごとに取得した日数や付与する日数を間違いのないように算出しなければなりません。有給休暇の付与日数を算出する際に気を付けなければならない点を見ていきましょう。

有給休暇の付与日数の計算方法

有給休暇の付与日数を計算する際に継続勤務年数によって付与日数が変わる点の他に、注意すべきポイントが3つあります。

基準日を統一する際は前倒しでの付与にする

有給休暇の前倒し付与に関しては前の項でも解説していますが、気を付けるべき点は従業員が不利益とならない基準日を設定することがポイントです。

付与された有給休暇の有効期限は2年間である

付与された有給休暇の期限については労働基準法115条の規定に順じ2年間です。

この法律の規定による賃金の請求権はこれを行使することができる時から5年間、この法律の規定による災害補償その他の請求権(賃金の請求権を除く。)はこれを行使することができる時から2年間行わない場合においては、時効によつて消滅する。

前年に14日付与され、1年間に有給休暇を5日取得し残日数が9日の場合、付与日には16日付与されますが、残日数の9日も繰り越すことができるので次の年にはトータル25日の有給休暇が使えることになります。
トータル25日のうち9日は1年間で有給休暇を取得しないと消滅します。

たとえば25日のうち義務化された5日を取得した場合、残日数は20日ですが、そのうち4日間は有効期限が2年間ですので、消滅します。従って次の有給休暇は付与される日数が18日、繰り越し日数が、16日のトータル34日となります。
ただし、有給休暇は会社により新たに付与されたものから消化する場合もありますので就業規則で確認しましょう。
その場合強制取得である5日のみを消化したとすると、有給の残日数が20日(前年分の残日数9日+今年度の残日数11日)となり、前年分の残日数である9日は時効により消滅します。そして新たに18日付与され残日数は29日となります。

出勤率が8割に満たない年も継続勤務年数に含まれる

有給休暇の付与の要件には出勤率が8割以上であることが定められています。
出勤率が8割に満たなかった場合は付与されません。しかし、継続勤務年数には含まれます。

例えば、2年目に11日付与されるはずが、出勤率が8割を満たさなかった場合、その年は付与されませんが、次の年に出勤率8割以上を満たした場合、付与される日数は12日ではなく14日となります。

有給休暇の付与日数を計算できる便利なツール

有給休暇の付与日数の管理は従業員によって取得日数なども異なるので手間がかかります。
従業員が増えれば増えるほど手作業での管理は困難です。
そこで、有給休暇の付与日数に関する計算を自動で行える方法をいくつかご紹介します。

Excelのテンプレートを活用

インターネット上で検索すると無料のものでもテンプレートがでてきます。コストをかけずに計算する手間を軽減できるのでおすすめです。

アプリの活用

スマートフォンやタブレットで有給休暇を管理できるアプリがあります。たとえば、「有休ちゃん」(※3)1ヶ月無料でお試しでき、50名までの登録で年額1,300円とコスト的にも割安です。
こうしたアプリは他にもいろいろでていますので、使いやすいものを探してみるのもよいでしょう。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムは、コストはそれなりにかかりますが、利便性は抜群です。有給休暇だけでなく様々な休暇や遅刻早退、勤務形態に合わせた多様な対応や管理が可能です。
勤怠管理の稼働を大幅に削減することができます。

さいごに

有給休暇は従業員の心身の疲労を回復しゆとりある生活を保障するために付与されるものです。
取得義務化もされた有給休暇を正しく管理し、取得しやすい職場環境を作っていきましょう。

参考資料
(※1)
(別添2)労働省令第49号/厚生労働省
(※2)
○労働基準法の一部改正の施行について5 年次有給休暇 (3) 年次有給休暇の斉一的取扱い/厚生労働省
(※3)
有給休暇管理アプリ「有休ちゃん」 /株式会社仙台情報サービス

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