採用面接官を担当することになった場合、どのような流れでどのような質問をすればよいのでしょうか？中には避けるべき質問もあります。適切な質問で応募者を見極めるためのポイントをチェックし、面接官のやり方を把握しましょう。
面接官のやり方
面接官は求人の応募者を面接し、採用するかどうかの判断に関わる役割です。人事部門のある会社であれば採用担当社が面接官を行うのが一般的ですし、規模の小さな会社であれば経営者が全ての応募者を面接するケースも珍しくありません。
また、現場の意見を採用活動に反映させる意向であれば、募集しているポジションの上長が面接官を行うこともあります。面接官を担当することになったなら、まずは面接官が何を行う役割なのかを理解しておくと、スムーズな進行が可能です。
「なぜ？」で応募者を見極める
応募者についての情報は、提出された履歴書や職務経歴書で確認できます。ただし書類に記載されている情報のみで採用を判断すると、自社に合わない人材を採用してしまうかもしれません。
面接官の役割は、面接による応募者の見極めです。応募者を適切に見極めるには、履歴書や職務経歴書に記載されている内容をもとに、詳しい情報の収集を行わなければいけません。
そのときに有効なのが「なぜ○○なのですか？」という質問です。回答に対しさらに「なぜ？」と質問することで、より詳しい情報を得られます。採用の可否を判断するのに必要な情報を引き出すときに有効です。
会社の魅力を伝える
面接は会社が一方的に応募者を見極める場ではありません。応募者も面接官の様子や話から、入社してもよい会社か見極めようとしています。採用したいと思える応募者が現れても、応募者側から選考や内定を辞退されてしまえば採用にはつながりません。
応募者が「入社したい」と思える魅力を伝えるのも面接官の役割です。応募者へ魅力を伝えるには、面接官が会社の魅力を理解している必要があります。ネガティブにとらえていたことが魅力だったということもあるため注意が必要です。
例えば「旧態依然とした体制」と考えれば悪い点に見えますが、「歴史のある会社で、盤石な基盤があり安泰」と考えれば魅力になります。自社の現状を客観的に見て魅力を把握し、応募者へ適切に伝えることが大切です。
同程度の条件なら福利厚生が魅力になる
業種、職種、担当する業務、給与などが全て同程度であれば、福利厚生の充実度で入社する会社を選ぶ応募者は少なくありません。会社の魅力につながる福利厚生は、スムーズな採用活動に役立ちます。自社ならではの魅力的な福利厚生の導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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面接の流れ5ステップ
応募者の見極めと自社の魅力アピールを行うのが面接官の役割です。この役割を面接官はどのような流れの中で行うのでしょうか？面接の流れを以下の5ステップで解説します。
- アイスブレイク
- 自己紹介
- 退職理由、志望動機
- 希望条件
- 質疑応答
【ステップ1】アイスブレイク
扉をノックし入ってきた応募者とあいさつを交わしたら、まずはリラックスできる状態を作るためのアイスブレイクをはさみます。アイスブレイクは直訳すると「氷を溶かす」という意味です。天気や交通などについての回答に困らない簡単な質問をしながら軽く会話し、応募者の緊張がほぐれるような雰囲気づくりをしましょう。
できる限りリラックスして面接に臨める状態を作ることで、応募者の本音を引き出しやすくするねらいもあります。
【ステップ2】自己紹介
選考に関連する最初の質問は自己紹介です。前職でどのようなことをしていたか、履歴書や職務経歴書にのっとって話してもらいます。詳しく聞きたい部分があれば、質問を行い詳細を把握しておくと応募者をより深く理解しやすくなります。
【ステップ3】退職理由、志望理由
前職の退職理由に関する質問は、採用後に短期離職につながりやすい人材か見極めるために必要な質問です。特に前職の退職理由を会社や同僚の責任にする発言が見られる場合には注意しましょう。環境に原因があった場合には、その反省を生かし次はどのように回避していきたいか、対策を考えられているかがポイントです。
また自社の志望動機は、応募者の価値観や考え方を知るために重要な質問です。会社に合う人材か見極めるためにも、「なぜ？」と質問を繰り返し、深く掘り下げていきます。
【ステップ4】希望条件
入社後のミスマッチによる短期離職を避けるために必要な質問です。応募者が入社後に希望しているキャリアや、従事したいと考えている業務によっては、実現が難しい場合もあります。
採用しても短期離職につながる可能性が高いため、描いているビジョンの詳細をあらかじめ把握できるよう面接で質問しなければいけない項目です。
【ステップ5】質疑応答
面接官が知りたいことについてひと通り質問したあとは、応募者からの質問を受け付ける番です。質疑応答の時間を設け、応募者からの質問に回答しましょう。正直に回答することで、応募者が抱えている疑問や不安を解消できます。
回答次第では会社の魅力をアピールすることにもつながり、応募者が次の選考や内定へ進む可能性を高められるかもしれません。また応募者がすぐに的確な質問をするようであれば、会社について入念に調べてきており、志望度も高いことがうかがえます。
面接で使える質問の例
初めて面接官を担当する場合、どのような質問をすればよいか分からないという人もいるでしょう。紹介する質問の例を参考にすれば、応募者の情報を知るために必要な情報の例を把握できます。
緊張感を解きほぐす質問
面接に訪れる応募者は緊張しています。そのままではうまく質問に答えられず、面接官が知りたい内容を聞き出せないかもしれません。そこであいさつの後にするのが「はい」「いいえ」で答えられる簡単な質問です。
例えば以下のような質問をするとよいでしょう。
- 電車は混んでいませんでしたか？
- 最寄り駅から当社までは迷わず来られましたか？
- 最近、寒暖差が大きくて疲れていませんか？
自社の志望度を知る質問
内定を出した場合、どの程度入社の見込みがあるかは面接で確認しておきたいポイントです。志望動機のみであれば履歴書にも記載されているため、以下のように一歩踏み込んだ内容の質問をするとよいでしょう。
- 当社へエントリーした決め手は何ですか？
- 入社が決まったらどのような仕事をしてみたいですか？
- 他にどのような会社へ応募していますか？
仕事への適性を知る質問
業務に適性があるかは応募者を見極める上で重要です。実際に同じ業務や似た業務に携わった経験があれば適性がありそうだと判断できるでしょう。未経験からの応募であれば、壁にぶつかったときにどのように克服しようと考えているかを質問します。
- ○○について専門的な知識やスキルはありますか？
- ○○の業務ではつらい部分もありますが、どのように克服していこうと考えていますか？
- 今の会社（もしくは前職）で担当した業務で、○○さんが担当した部分を詳しく教えていただけますか？
退職理由を知る質問
採用した人材には長く勤務してもらいたいと考える会社が多いでしょう。前職の退職理由を正しく把握することで、採用後の短期離職防止に役立ちます。
- 退職のきっかけは何ですか？
- 今の会社（もしくは前職）と比べたとき、当社を選んだ理由は何ですか？
- こんな職場だったら働きやすかったのに、と今の会社（もしくは前職）に感じるのはどの部分ですか？
人柄を知るための質問
社風や他のメンバーと合う人材を採用するには、履歴書からは読み取るのが難しい人柄も把握しておきたいポイントです。どのような価値観を持っているか、どのような性格をしているかなどを推し量れる質問が役立ちます。
- 友人からどのような性格だと言われますか？
- これまでに努力した経験の有無や、その具体的な内容は何ですか？
- 仕事で失敗をしたとき、どのように気持ちを立て直しますか？
面接で避けるべき質問に注意
応募者の適性や能力とは関係のない質問は、就職差別につながる恐れがあります。例えば生まれた瞬間に決まっていることや、自由が認められている思想についての質問です。
公平かつ公正な選考を行うため、面接官は以下の避けるべき質問について把握しておかなければいけません。
| 本人に責任のない事項 |
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| 本来自由であるべき事項 |
|
併せて選考する上で、身元調査を行ったり、合理的かつ客観的な理由のない健康診断を行ったりすることも、就職差別につながる行為です。
応募者を見極めるポイントは？
面接官は応募者のどこを見て採用の可否を見極めるのでしょうか？注目して見るべきポイントを紹介します。
立ち居振る舞いはマナーを守れているか
まずチェックするのは立ち居振る舞いです。入室時のあいさつははきはきとできているでしょうか？座るときの姿勢は背筋が伸びているでしょうか？多少の緊張はあるものですが、あまりに落ち着かない様子でおどおどしている様子が気になるようであれば、注意が必要です。
転職者の面接であれば、立ち居振る舞いは最低限のビジネスマナーが身に付いているかどうかの判断基準にもなります。
会話するときの目線や声の大きさは適切か
会話するときの目線もよく確認します。面接官が応募者の方を見ているにもかかわらず、全く視線が合わないようでは、自信がないようにも、話を聞く気がないようにも見えてしまうでしょう。対人関係に影響を与えかねない態度です。
また声の大きさにも注目します。他の会話のときと比べ、特定の質問への回答で声が小さくなるようであれば、その質問項目に対し自信がないのかもしれません。実際より話を大きくして語っている可能性も考えられます。
円滑にコミュニケーションできそうか
仕事をする上で円滑なコミュニケーションは重要な要素です。面接官が話をしているとき、応募者はどのような様子で話を聞いているでしょうか？面接官の方を向き、うなずきながら話を聞いているようであれば、スムーズにコミュニケーションを取れる人材と判断できます。
社風に合いそうか
人材を採用するときには経験やスキルと同時に、社風や在籍している社員と合いそうな人材かどうかも見るべきポイントです。高いスキルを持っていたとしても、考え方が合わなければ十分にスキルを発揮できないかもしれません。
状況によっては在籍している社員に対しマイナスの影響が出ることもあります。合いそうな人材かどうか、慎重な見極めが必要です。
オンライン面接のポイントもチェック
ZoomやGoogle Meetなどのビデオ会議システムを使うオンライン面接では、対面の面接と異なる注意が必要です。ポイントを押さえ、スムーズにオンライン面接を実施しましょう。
5～10分前にビデオ会議システムへ入室する
オンライン面接を行うときには、開始時刻の5～10分前にビデオ会議システムへ入室します。予定時間ちょうどに入室しようとすると、遅れてしまう可能性も0ではありません。例えばビデオ会議システムのアップデートがちょうど始まるといったことも起こり得ます。機材トラブルが起こる可能性もあるでしょう。
早めに入室しておけば、万が一トラブルが発生したとしても、数分の間に対処できる可能性が高まります。
早口にならないよう注意する
対面の面接以上に気を付けなければいけないのは、ゆっくりはっきりと話すことです。相手の細かな表情や動きが見えにくいオンライン面接では、会話のテンポが取りにくい傾向があります。マイクとスピーカーを通すことで、声の聞こえ方が対面の面接より悪くなるケースも珍しくありません。
早口になると応募者が内容を聞き取れず、面接がスムーズに進みにくくなってしまいます。意識的に話すペースを落とし、応募者にはっきり伝わっていることを確認しながら進めることが大切です。
トラブル対策をしておく
機材トラブルやインターネット回線の不具合などが起こると、オンライン面接は予定した時刻に実施できなくなってしまいます。何も用意していなければ、応募者と再びスケジュールを合わせ、別の日程で面接しなければいけません。
応募者が多く日程調整がうまくいかなければ、応募者は他社への入社を決めてしまう可能性もあります。このような事態を避けるには、トラブル対策が有効です。
例えば予備のパソコンやタブレット、スマートフォンなどへビデオ会議システムのアプリをインストールしておけば、1台目がトラブルで使えなくなったときに備えられます。通信途中で音声が聞こえなくなったときに備え、電話で応募者へ連絡を取れるようにしておく方法もあります。
面接官としてのふるまいを把握し自社に合う人材採用につなげよう
面接官とは求人へ応募してきた人材と面接をする人のことです。応募者を採用するかしないか判断するときに必要な情報を収集する役割を担っており、質問力やコミュニケーション力の高さが求められます。
自社にふさわしい人材か見極めるのと同時に、応募者へ自社の魅力を伝える役割を持っている点にも注意が必要です。自社の魅力はどこにあるのかを客観的に把握し、伝えられなければいけません。
同業他社が自社と同等の条件で求人を出しているなら、自社の魅力を高める施策も必要です。福利厚生の充実はひとつの方法といえます。例えば食事補助を手間なく導入できるエデンレッドジャパンの「チケットレストラン」を導入すれば、税制優遇を受けながら魅力的な福利厚生を提供できます。
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