採用課題とは何か？

効率的な採用活動を妨げる要因が採用課題です。採用活動の各プロセスで発生する可能性があり、応募が十分に集まらない、求める人物像に合う人材の応募がない、選考辞退される、内定辞退される、入社してもすぐに辞めてしまうといった5点が代表的な課題としてあげられます。

十分な応募者が集まらない

採用活動でまず行うのが母集団形成です。採用目標人数が5人だからといって、5人から応募があれば十分というわけではありません。集まった5人の中には、十分なスキルを持ち合わせていない人や、会社のビジョンに合わない人もいるでしょう。

そこで採用目標人数より多い応募者を集め、母集団形成します。このとき十分な数の応募者が集まらなければ、母集団形成ができず採用活動は不可能です。

求める人材が集まらない

十分な人数の応募者が集まり母集団を形成できたとしても、その中に求める人材がいなければ採用活動は進められません。会社や職場に合う人材でなければ、採用したとしても早期離職につながりやすくなります。

選考の時点で辞退される

応募数が十分集まっており、会社のビジョンに合う人材が集まっている場合でも油断は禁物です。選考の段階で求職者に辞退されることもあり得ます。辞退する求職者が多ければ目標人数を採用できません。

選考の通過者が少ない

応募者が多数おり選考に進める人材が多い場合でも、合格者がなかなか出ない会社もあります。たくさんの応募者がいて、自社の求めるスキルや経験を持つ人材がいるにもかかわらず、合格者がなかなか出ない場合には選考そのものに課題があるかもしれません。

内定辞退される、入社後すぐに離職される

「内定が決まったのに辞退されてしまう」「入社した人材がすぐに辞めてしまう」といった悩みを抱える会社もあります。内定辞退や早期離職が起こると、採用活動は最初からやり直しです。

採用課題を解決しないとどうなる？

厚生労働省の「令和4年版 労働経済の分析－労働者の主体的なキャリア形成への支援を通じた労働移動の促進に向けた課題－」第2章によると、国内の会社は全体的に人材不足を感じています。新型コロナウイルス感染症の影響により、一時的に不足感が軽減した時期もありましたが、状況は変わり採用の難易度は高まっています。

今後も進行していくと予想される少子化は労働人口の減少を招いており、人材の不足感はますます強まっていくでしょう。現在抱えている採用課題をそのままにしておけば、必要な人材を確保できないおそれがあります。

中小企業は特に厳しい状況に陥る可能性

特に中小企業の採用活動は厳しさを増していくと考えられます。リクルートの行った調査「第39回 ワークス大卒求人倍率調査（2023年卒）」によると、従業員規模別の求人倍率は会社の規模が小さいほど高い傾向です。

求人倍率は求職者1人あたりに何件の求人があるかを示しています。人材採用を行う会社にとって、求人倍率は低いほど採用しやすくなり有利です。

リクルートの調査で300人未満の会社の求人倍率をチェックすると、2023年3月卒は5.31倍を記録しています。5,000人以上の会社が0.37倍であるのと比べると4.94の差があり、大企業は採用しやすく中小企業は採用しにくい状況と分かります。

自社に必要な人材を確保するため、採用課題への対策は急務です。

十分な応募者が集まらない理由

応募者が少なく母集団形成ができないのは、採用サービスを活用できていないからかもしれません。採用サービスは単に利用するだけでなく、特徴を知り使いこなす必要があります。採用広報が充実しておらず、求職者に会社の魅力が伝わっていないことも応募者が集まらない理由の1つです。

採用サービスを活用しきれていない

採用サービスにはさまざまな種類があり、それぞれに特徴があります。特徴を把握し自社の採用活動に合うか判断せずに利用すると、思ったほど成果がでません。

高額な費用がかかるサービスもあるため、よく検討し効果的に利用するのがポイントです。

不十分な採用広報

会社の魅力が伝わっておらず応募者が集まらないこともあります。よく知られている大企業であれば、多くの求職者が既に魅力を知っているため、応募者は比較的集まりやすいでしょう。

しかし中小企業で知名度がそこまで高くない場合には、まず求職者に知ってもらわなければいけません。求人情報に掲載する会社概要や雇用条件だけでなく、実際の仕事や職場の雰囲気を伝えるとよいでしょう。

採用サービスを活用するポイント

求人広告媒体や人材紹介サービスなど採用サービスを利用するときには、サービスごとの特徴を理解するのがポイントです。集めたい応募者や自社に合うサービスを選びます。

求人広告媒体は大きな予算を投入する

求人広告媒体を活用し母集団形成を行うには、露出の多い高額なプランほど大きな成果が見込めます。そのため大きな予算の投入がポイントです。

加えて掲載する広告の差別化も欠かせません。ターゲットとなる求職者に「応募してみたい」と感じさせるキャッチコピーや内容になっている必要がありますし、魅力的な条件を提示している求人内容であることもポイントです。

媒体によっては気になる求職者へアプローチできるスカウト機能を利用できる場合もあります。スカウト機能でメッセージを送るときには目を引くタイトルが重要です。内容を求職者ごとにカスタマイズすると反応率が上がります。

求人検索エンジンは仕組みや特性を理解する

インターネット上の求人情報を自動で集め検索できるのが求人検索エンジンです。情報収集するロボットであるクローラーが自社ホームページの採用ページを巡回するようにするには、ページの体裁を整えておかなければいけません。

求人検索エンジンの仕組みを理解したうえで、質の高い採用ページを作る必要があります。定期的に内容を更新し、数多くの求人に埋もれないようにするのもポイントです。

クローラーの自動巡回による求人情報の掲載以外に、求人検索エンジンへ直接掲載を依頼する方法もあります。この場合、求人検索エンジンの特性を理解し、自社で募集する人材に合わせたサービスを利用しましょう。

人材紹介サービスは担当者と良好な関係性を築く

人材紹介サービスを利用し人材採用を行うときのポイントは、担当のキャリアアドバイザーとの関係性です。自社の魅力を求職者へ伝えるのは人材紹介サービスの担当者です。そのため自社の情報を小まめに伝えられる良好な関係を築く必要があります。

事業内容や組織について担当者が深く理解するほど、自社の求める人材の紹介を受けやすくなります。

企業説明会は求職者の知りたいことを伝える

企業説明会へ参加するなら、求職者が知りたがっている情報を伝える内容にしましょう。魅力をより多く伝えたいという思いから内容を盛り込み過ぎないよう、テーマを1つに絞って伝えるのもポイントです。特定のテーマを定め伝えることで、求職者へ情報が伝わりやすくなります。

対象となる求職者に合わせた分かりやすい内容にするのもポイントです。企業説明会の中には新卒対象のものもあれば転職者が対象のものもあります。学生と経験者では同じ話を聞いてもイメージできる範囲が異なるため、それぞれに分かりやすい言葉で伝えなければいけません。

リファラル採用は社内環境の見直しを行う

社員から人材の紹介を受けるリファラル採用を活用しても良いでしょう。スキルや経験を重視しない縁故採用とは違い、紹介を受けたうえで適正を見極め採用の可否を決める制度です。

リファラル採用がうまく機能するには、社内環境が整っている必要があります。社員が自発的に知人へ紹介したいと思えるような魅力ある組織作りがポイントです。

社員にとって魅力ある社内環境にするためには、業務に取り組みやすいよう設備を整えたり、適正な労働時間や仕事量になるよう業務の分配を見直したり、福利厚生を充実させたりする施策が役立ちます。

福利厚生の充実にはエデンレッドジャパンの「チケットレストラン」で食事補助を導入してみてはいかがでしょうか。全国7万店舗の飲食店やコンビニを社員食堂のように利用できます。

勤務地にかかわらず公平に利用できる制度は99％と高い利用率で、多くの会社で社員の食生活充実に貢献しています。社員満足度も90％と高く、会社の魅力アップにつながるサービスです。

採用広報を充実させる方法

情報発信が不十分で会社の魅力が伝わっていないなら、企業理念や職場の雰囲気を求職者へ知ってもらうための採用広報を行います。採用広報で求職者が会社の情報を十分理解すれば、志望度が高い状態で応募することになり、スムーズな採用活動を行いやすいでしょう。

目的と対象を明確にする

採用広報を行うときには、目的を明確にし、誰に何を発信するかを決めるのがポイントです。目的には採用課題の解決を設定します。応募者が集まらず母集団形成が難しいという採用課題があるなら、対象となる求職者へ自社の情報が届くような発信が必要です。

ターゲットが日頃どこで情報収集しているかも考えなければいけません。20代の若手と40代のベテランでは触れるものや見ているものが異なるためです。対象をはっきりさせると適切な場所で採用広報を展開しやすくなります。

発信は現場で働く社員とともに行う

求職者へ情報を届けるときには、現場社員の協力を得ると効果的です。採用担当者のみで作るコンテンツは、現場の雰囲気とズレが出てしまうこともあります。現場社員のインタビューやアンケートをもとにした情報発信を行えば、求職者へ実態を伝えやすくなります。

採用広報へ協力してもらうには現場への配慮が必要です。現場社員の仕事を邪魔することがないよう、繁忙期や忙しいタイミングを避け、負担にならない範囲で協力を依頼します。

ミッションやビジョン、バリュー(MVV)を発信する

採用広報で発信する内容は会社のミッションやビジョン、バリューもアピールしましょう。会社がどのような考えに基づき、何を目指し事業に取り組んでいるのかを発信することで、共感する求職者を集めやすくなります。

会社の目指す方向性に共感する人材を採用しやすくなるため、内定辞退や早期離職の予防にもつながります。

求める人材が集まらない理由

応募者の人数は目標に達していても、その中に求める人材がいないケースもあります。求める人材が集まらないのは、情報発信の内容やターゲットの設定に課題があるためです。

情報発信の内容がターゲットに合っていない

例えば即戦力として現場で働ける経験豊富な人材を採用したいと考えているなら、発信している情報が給与や休日などの待遇に関する内容ばかりでは、求める人材は集まりにくいでしょう。

業務に携わる環境や仕事を通して何を成し遂げられるかなどを発信した方が、興味を持ってもらいやすくなると期待できます。ターゲットに合わせた情報発信がポイントです。

ターゲットの設定が誤っている

採用したい人材が集まらないのは、そもそも設定したターゲットが誤っているからかもしれません。自社の魅力を客観的に把握し、どのような人材が合うか判断しなければ、適切なターゲットの設定は難しいものです。

ターゲットに合う情報発信をする方法

ターゲットとなる求職者へ的確に情報発信するには、自社の魅力を知る必要があります。加えて魅力が十分伝わるよう、ターゲットに合わせた方法で情報発信します。

自社の魅力を知り発信内容を決める

自社の魅力を把握するには以下の5つの項目別に、やりがいやビジョン・他社との違いなどを検討します。

• 事業内容
• 仕事内容
• 社員
• 社内風土
• 制度

実際に発信するコンテンツを作るときには、項目別にあげた自社の魅力の中から、ターゲットが知りたがっている情報をピックアップするのがおすすめです。

どのような情報が求められているか分からなければ、入社直後の社員へ入社の決め手や応募前に知りたいと感じたことを聞くのも役立ちます。

ターゲットに合わせた発信方法を選ぶ

質の高いコンテンツができても、発信方法が誤っているとターゲットへ届きません。情報を適切に届けるには、ターゲットが日頃利用しているSNSやメディアで発信します。

総務省が行った「令和3年度 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によると、各SNSの利用率は年代ごとに違いがあると分かります。

例えば40代では41.4％が利用しているFacebookですが、20代の利用率は35.3％です。ターゲットが20代の場合はFacebookより、78.6％が利用しているTwitterかInstagramを活用した方が成果に結びつきやすくなると期待できます。

適切なターゲットの設定方法

ターゲットを定めるときには単に採用したい人材の条件を決めるのではなく、採用ペルソナを設定するのがポイントです。採用ペルソナは1人の人物像を作り上げます。

年齢や性別はもちろん、ライフスタイルや価値観などのパーソナリティまで設定する方法です。具体的な人物をイメージできるようにするため、採用担当者間のズレを小さくできます。ここでは採用ペルソナの設定方法を順番に紹介します。

手順1．なぜ採用するかをはっきりさせる

採用ペルソナを設定するときにまず行うのは採用の目的をはっきりさせることです。即戦力となる人材を求めているときと、職場の若返りを目的としているときでは、採用すべき人材は異なります。

目的を明確にするときには、人事のみでなく経営者や現場社員との話し合いが必要です。採用の目的を全体で共有することで、現場レベルにも経営方針にも合う採用ができます。

手順2．採用したい人材の条件をあげ優先順位をつける

採用目的がはっきりしたら採用したい人材の条件をあげます。ここではたくさんの条件をあげるのがポイントです。経営陣や現場社員の希望や、今活躍している社員への適性検査を参考にしてもよいでしょう。

あげた条件は優先順位をつけ、絶対に必要な条件とあると望ましい条件を明確にします。

手順3．条件をもとにペルソナを設計する

次にペルソナを設計します。あげた条件をもとに、1人の人物像を作り上げる段階です。持っているスキルはもちろん、学生時代に何をしていたか、どのような経験があるか、今はどのような仕事をしているか、なぜ転職を考えているかなども決めます。

手順4．成果に応じペルソナを再設計する

採用ペルソナは1度作って終わりではありません。成果をもとに見直しが必要です。ときには理想を追い求めるあまり、存在し得ないペルソナを設計していることもあります。

選考の辞退者が多い理由

採用したい人材が十分集まり選考に進む応募者の数が目標に達していても、辞退者が多く採用につながらないケースもあるでしょう。辞退者が多く出る理由として、自社の魅力を伝えきれていないことや採用担当者不足が考えられます。

求職者に自社の魅力が伝わっていない

辞退者が多いなら、求職者に自社の魅力が伝わっていない可能性があります。求職者の評価をメインに行う選考では、自社の魅力を伝えられません。自社の事業、ビジョン、仕事内容、制度などについて伝え、求職者が「入社したい」と感じるよう動機づけが必要です。

採用担当者が不足している

採用担当者の人数に対し、担うべき仕事が多過ぎる状態も辞退者が多く出る理由の1つです。採用担当者が少ないと、選考に進んだ求職者のフォローが十分できないことも起こり得ます。

メールの返信や電話の折り返しが遅いといった理由から悪い印象を与えてしまい、辞退につながるケースもあります。

求職者に自社の魅力を伝える方法

求職者に自社の魅力を伝えるには、選考に影響せず本音で話しやすい場を設けると効果的です。先輩社員の体験談を織り交ぜながら伝えることで、リアルな雰囲気を理解してもらいやすくなります。

カジュアル面談を実施する

採用担当者と求職者がお互いを知る場としてカジュアル面談を行うと、自社の魅力を伝えやすいでしょう。選考に関わらない面談のため、採用担当者も求職者もリラックスして話しやすいのが特徴です。

求職者が本当に知りたがっている質問を引き出しやすい場でもあるため、各求職者が魅力に感じるポイントに合わせ自社をアピールできる場でもあります。

体験談や思いなどを具体的に伝える

自社の魅力を伝えるときには先輩社員や採用担当者自身の体験談をもとに伝えると、求職者は入社後のイメージを抱きやすくなります。単に制度の内容を知らせるのではなく、制度を利用し、こんなことをした先輩がいるというように、具体的な内容を伝えるのがポイントです。

例えば有給休暇のほかに毎年3日間のリフレッシュ休暇を連休で取れる制度について説明するなら、「土日祝日とリフレッシュ休暇を組み合わせ、毎年旅行をしている先輩社員もいます」というように、実際の取得例を伝えるのがおすすめです。

現状の体制で求職者を十分フォローする方法

採用担当者が少ないと求職者のフォローは手薄になりがちです。しかしシステムやサービスをうまく活用すれば、業務の負担を減らしフォローできる体制を整えられます。

採用管理システム（ATS）を導入する

求人情報、応募者の個人情報、選考の進み具合、採用担当者の評価など、採用活動に必要な情報は多数あります。これらの情報を一元管理できるのが採用管理システムです。

システムの導入は採用担当者の業務負担の軽減へつながります。これまで情報管理に割いていた時間を使い、求職者へのきめ細かいフォローが可能です。

人材紹介サービスを利用する

人材紹介サービスを利用すると、担当のキャリアアドバイザーから自社の希望する人材の紹介を受けられます。求人の掲載、求職者の選定、スカウト、面接日程の調整など、採用活動に関するさまざまな業務を代行するサービスです。

採用担当者は選考に集中しやすくなり、求職者のフォローをしやすくなります。

選考の通過者が少ない理由

母集団形成が正常にできており辞退者がそれほど多くなくても、選考に通過する人数が少ない場合もあります。どのような体制だと選考の通過者は少なくなりがちなのでしょうか？

採用担当者ごとの評価の仕方にズレがある

採用担当者のスキルが不足していると、適切な評価や判断を行うのは難しいでしょう。その結果、評価にズレが生じます。採用ペルソナにぴったり合う人材を求めるあまり、厳しく評価し過ぎているおそれもある点に注意が必要です。

選考基準が統一されていない

統一の選考基準がないことで、採用担当者ごとに評価や判断にズレが生じているケースもあります。また経営陣、現場社員、人事で異なる基準にもとづき評価していることもあります。評価や判断の基準を統一すれば面接の精度向上が可能です。

採用担当者の評価のズレをなくす方法

採用担当者の評価や判断のズレをなくすには、面接評価シートが役立ちます。応募者と面接をするときに利用することで、誰が担当しても同じ質問を行い、採用目的に沿った公平な評価をすることが可能です。ここでは面接評価シート作成のポイントを紹介します。

評価項目を絞る

面接評価シートを作るとき、評価項目は必要最低限に抑えるのがポイントです。項目を多く設定すればその分細かい部分まで質問や評価を合わせやすくなりますが、担当者の負担が多くなり過ぎます。

採用において最も重要な評価項目のみで構成し、面接時間内で質問できるボリュームにします。

評価項目を見直す

評価項目は見直しも必要です。採用目的はそのときどきで変わります。今は退職者に伴う人材不足へ早急に対応しなければならず即戦力が必要なタイミングかもしれません。しかし次回募集時の採用目的は次世代の人材育成のこともあります。

採用目的が異なれば評価項目も変えなければいけないため、都度見直しが必要です。

雇用形態や採用枠ごとに面接評価シートを分ける

正社員と契約社員やアルバイトでは採用基準が異なります。新卒採用と中途採用でも求められるスキルや経験は違うものです。適切に評価し判断するなら、面接評価シートは雇用形態や採用枠ごとに作成しなければいけません。

具体的な質問例を作成しておく

面接評価シート内の評価項目に沿って面接を進めるとき、質問例を作成しておくのもポイントです。具体的な質問の仕方をシート内で提示しておけば、採用担当者ごとのスキルの差が影響しにくくなります。

選考基準を統一する方法

統一の選考基準がないことで、求める人材の人物像にズレが生じ、応募者が選考に通過しづらい状態になっているかもしれません。採用担当者間に統一の基準を作成するのはもちろん、経営陣や現場社員との間にも統一の基準を共有するのが重要です。同じ基準を用い求職者の評価を行うことで、課長面接や経営者面接の通過者が適正な人数になります。

現場社員の求める人材についてヒアリングする

選考基準を統一するときには、現場社員がどのような人材を必要としているのか聞き取り調査が必要です。特に人材のスキルや経験などについては、現場社員の声を参考に基準を作ると、職場で活躍できる人材の採用に繋がりやすいでしょう。

会社のビジョンに合う人材を採用できる基準にする

人材採用では会社の経営方針に合う人材を採用することも重要です。統一の選考基準も会社のビジョンに合う人材を採用できるものにする必要があります。会社のビジョンに共感する人材の採用ができれば、ミスマッチによる内定辞退や入社後の早期離職の予防が可能です。

内定辞退や早期離職の理由

採用はうまく進んだとしても、内定辞退が多く発生したり、入社後すぐに離職する人が大勢いたりする場合もあります。内定辞退や早期離職が起こるのは、フォローが不十分なことと関係があります。加えてミスマッチが発生しているのも代表的な理由です。

十分なフォローができていない

内定を出したあと入社までの期間は特に何もしていない、入社したらあとは現場に任せきりになっている、といった状態では十分なフォローができているとはいえません。内定後に何も連絡がなければ、内定者は不安感を抱き辞退する可能性があります。

入社後のフォローも現場任せにしていると、上司や先輩相手に悩みや不安を相談しにくいこともあるでしょう。気軽に相談できる先がないばかりに、離職を選ぶ人もいます。

会社と求職者のミスマッチ

ミスマッチによっても内定辞退や早期離職が起こり得ます。採用広報に力を入れ会社の魅力を十分発信していても、その内容が実態と異なるならミスマッチの原因です。

魅力自体は本当のことであっても、マイナス面を説明しておらずミスマッチにつながることもあります。

十分なフォローを行う方法

スムーズな人材採用には内定や入社後のフォローが必須です。仕事を続けられる人材が増えるよう、適切なフォローがあることで仕事に対する不安や疑問を解消していけます。

定期的に連絡する

内定後のフォローには定期的な連絡がポイントです。自然にやり取りできるよう、内定者へ課題を出す方法もあります。

定期的にレポートの提出を課せば、内定者から連絡がくるようになり、フォローしやすい体制作りが可能です。課題へ丁寧にコメントすることで信頼関係ができ、悩みや心配事を相談しやすい相手と感じてもらえることも期待できます。

内定者同士でコミュニケーションを取れる社内SNSも役立つでしょう。横のつながりができ、内定者同士でフォローし合う関係性が構築されていくこともあります。

先輩社員とコミュニケーションを取る機会を設ける

会社や仕事の実態を知らないことから発生している不安や悩みなら、先輩社員とコミュニケーションの機会があると解消されるかもしれません。座談会や懇談会などを行い、実際の職場の雰囲気を伝えられれば、入社後のイメージがしやすくなり不安を解消できるかもしれません。

教育体制を整える

仕事に取り組むには専門的な知識が必要ですし、現場には自然と出来上がったルールも存在します。社内全体で決まっているルールも身につけなければいけません。それらをOJTのみですべて教育するのは困難です。入社後の教育体制を作り、必要な知識を確実に身につけられる体制を整える必要があります。

気軽に悩みを相談しやすいよう、経験豊富な先輩社員（メンター）が入社直後の社員（メンティー）をサポートする、メンター制度の導入を検討してもよいでしょう。

ミスマッチを削減する方法

会社と求職者にミスマッチが生じるのは、採用広報の情報に偏りがあるためです。またお互いの希望についてすり合わせが行われていない場合も、ミスマッチが起こりやすくなります。

デメリットも伝える

採用広報を行うときには、自社の良い部分だけをアピールしようとしてしまいがちです。しかしメリットしか知らないまま入社すると、デメリットが起こったときに「こんなはずではなかった」とミスマッチに発展する可能性があります。

有効なのは採用広報の段階でデメリットも伝えることです。先にデメリットを伝えてあれば、それを理解したうえで入社しているため、ミスマッチは起こりにくいでしょう。

会社と求職者の希望をすり合わせる

入社前に会社は求職者へどのような働きを期待しているか伝えておきます。そのうえで求職者からどのような環境で力を発揮しやすいかヒアリングします。お互いの希望を明らかにしたうえですり合わせておけば、内定や入社後のミスマッチを避けやすくなります。

採用課題の解決はスムーズな人材採用のポイント

採用課題を抱えたままではスムーズな人材採用は難しいでしょう。自社の採用課題がどの段階にあるのか把握したら、紹介した方法を参考に課題解決へ取り組むのがおすすめです。

例えば母集団形成が採用課題なら、採用サービスの活用方法や自社に合う採用方法を検討すると役立ちます。最近では社員が人材を紹介するリファラル採用も人気です。制度の整った魅力的な会社であれば、社員の紹介で自然と人材が集まることが期待できます。

制度を整えるには福利厚生の充実が役立ちます。簡単に食事補助を提供できるエデンレッドジャパンの「チケットレストラン」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？